Übersichtliche Projektverwaltung – Planung, Koordination und Dokumentation
syneris ermöglicht eine strukturierte und einheitliche Verwaltung aller projektrelevanten Daten und Informationen.
Bei Anlage eines Projekts werden Projektverantwortliche definiert, Rollen und Rechte zugewiesen. Sämtliche Projektdaten werden übersichtlich verwaltet. Bei Bedarf können Daten aus Vorsystemen übernommen werden. Ausgewählte Informationen wie Pläne, Bescheide,… können mit Anlagen oder Objekten verknüpft werden.
Plattform für standortübergreifende Zusammenarbeit
Die automatisch erstellte Struktur stellt sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Informationen einheitlich einbringen. Eine mögliche Überschneidung mit anderen syneris Lösungsbereichen ist möglich und erwünscht.
So können übersichtlich beliebige Dokumente wie technische Zeichnungen, behördliche Bescheide, Verträge, E-Mails sowie Schriftverkehr (z.B. Protokolle,…), Fotos, etc. sowie Projektmitarbeiter und Termine verwaltet werden.
Mitarbeiter aus anderen Abteilungen und Standorten können eingebunden werden – vor allem das Zusammenspiel von Projekt und Anlage ist für die Technik interessant. Investnummern, Kostenstellen, etc. können mit anderen Systemen abgeglichen werden.
Anwendungsbeispiel – Erweiterung einer Werkshalle
Die Gestaltungsmöglichkeiten von Projekten sind zahlreich. syneris kann völlig flexibel betreffend Strukturen, Bezeichnungen und Abläufen eingestellt werden. Das folgende Beispiel gibt einen Überblick über ein technisches Projekt.
Projekt Werkshalle
Die Werkshalle S04 wird erweitert. Dazu wird ein neues Projekt in syneris angelegt.
Verantwortliche und Mitarbeiter werden dem Projekt zugeteilt, ihre Rolle bestimmt ihre Zugriffsrechte – manche Mitarbeiter dürfen alles sehen und bearbeiten, andere haben z.B. nur Leserechte auf ausgewählte Bereiche. Es ist auch möglich externen Mitarbeitern ausgewählte Informationen oder z.B. Pläne zur Verfügung zu stellen. Bei Projektstart bekommen die aktiven Mitarbeiter automatisch einen Link per E-Mail zugeschickt, mit dem sie fortan direkt auf das Projekt zugreifen und es bearbeiten können.
Automatische Strukturerstellung
Eine festgelegte Ordnerstruktur erstellt sich automatisch, sobald es dazu Inhalte gibt. So wird der Folder E-Mails erst angezeigt, wenn tatsächlich Mails dem Projekt zugeordnet werden.
Projektbearbeitung
In der Bearbeitung des Projektes können die anderen Lösungsbereiche von syneris herangezogen werden. So können beispielsweise behördliche Bescheide in einer vollausgereiften Bescheidverwaltung bearbeitet werden – bis hin zu einer RIS-Kopplung.
Relevanter Schriftverkehr kann verwaltet und mit anderen Projektmitarbeitern geteilt werden. Beliebige Dokumente (z.B. Protokolle) können erstellt, bearbeitet und an ausgewählte Mitarbeiter verteilt werden inkl. der Möglichkeit eine Lesebestätigung einzuholen.
AutoCAD-Kopplung mit syneris Vorschauformat
Technische Zeichnungen können z.B. mittels der vollwertigen AutoCAD Kopplung vom System aus gesichtet, bearbeitet und in Prüflauf geschickt werden. Das praktische syneris Vorschauformat bietet auch Personen ohne AutoCAD Lizenz die Gelegenheit jederzeit Pläne zu sichten bzw. auszudrucken.
Die Vorschau funktioniert formatunabhängig, somit können Dokumente wie Word, Excel, PowerPoint, E-Mails, Fotos, … bis hin zu Elektroplänen auf den ersten Blick angezeigt werden.
syneris Versionsmanagement
Das Versionsmanagement ermöglicht das Erstellen neuer Versionen inkl. Anmerkung der Änderungen sowie den read-only Zugriff auf alter Versionen.
Investnummern, Kostenstellen, etc. können mit anderen Systemen abgeglichen werden.
syneris überwacht Termine und Fristen und gibt einen Überblick über offene bzw. überfällige Aufgaben, z.B. per Ampelsystem.
Abteilungsübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten
Durch das vernetzte und abteilungsübergreifende Arbeiten mit syneris, können ausgewählte Informationen (z.B. Bescheide, technische Zeichnungen, E-Mails) bereits in der Projektphase mit der Anlage verknüpft werden. Durch die einfache Kennzeichnung als „anlagenrelevant“ scheinen z.B. nach Projektfertigstellung die selektierten Informationen automatisch auch auf der Anlage auf.
Webinar Projektverwaltung
Erfahren Sie wie syneris in der Projektverwaltung & Instandhaltungsdoku unterstützt.
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