Effizientes E-Mailmanagement
Die steigende Menge an E-Mails inkl. Attachments erfordern eine effiziente Verwaltung und Archivierung. Es ist aber nicht nur die Menge, sondern auch die Wichtigkeit von E-Mails – z.T. als Bestandteil von wesentlichen Geschäftsprozessen -, die die Bedeutung von E-Mails gesteigert hat. Bei einer E-Mail (Body und Attachments) kann es sich um eine Notiz, ein Angebot, eine Bestellung, einen Vertrag etc. handeln. Diese Daten müssen einem Projekt, einem Objekt, einer Anlage, einem Kunden bzw. einem Prozess zugeordnet werden können.
Einfache E-Mailzuordnung
Eingehende E-Mails (mit/ohne Attachments) können entweder automatisiert (oder gezielt vom Benutzer mit ergänzenden Metadaten) nach syneris übernommen werden. Damit wird die richtige Zuordnung zu Kategorien und Ordnungsstrukturen gewährleistet.
Alternativ kann die Mailzuordnung manuell per drag&drop vorgenommen werden. Eine Maildatei (z.B. msg aus Outlook) kann in syneris in eine Multipage PDF/A-Datei (Mailbody und Attachments) konvertiert werden. Somit wird eine sichere Ablage unterstützt.
Es besteht die Möglichkeit in syneris an der E-Mail eine Verteilerliste auszuwählen. Nach dem Speichervorgang wird automatisiert an die im Verteiler befindlichen Personen eine E-Mail plus Info bzw. Link geschickt.
Mit der Funktion „Send E-Mail“ können beliebige Dokumente als Attachments an den E-Mail-Editor (z.B. Outlook, Lotus Notes,…) gesendet werden. Die Attachments werden ggfs. automatisch gezippt und speichersparend versendet.
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