Softwareunterstützte Vertragsverwaltung
syneris unterstützt beim digitalen Vertragsmanagement. Vertragspartner, Fristen und Termine sowie zugehörige Dokumente aller Art können übersichtlich erfasst und verwaltet werden. Alle Aufgabenstellungen, die beim Erstellen, Verwalten, Suchen und Verteilen von Verträgen anfallen, können effizient bearbeitet werden.
Verträge und zugehörige Informationen verwalten
Sämtliche Verträge und Vertragsarten können in syneris digital verwaltet werden. Wesentliche Informationen wie Vertragsart, Vertragspartner, Termine sowie die strukturierte Zuordnung innerhalb des Unternehmens werden festgelegt.
Ist ein Vertrag an mehreren Stellen relevant, kann dieser bequem mehrfach verknüpft werden. So wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter immer mit dem richtigen Dokument arbeiten. Ein Berechtigungssystem steuert die Zugriffsrechte. Das Versionsmanagement stellt den Zugriff auf den aktuellen Stand sicher.
Termin- und Aufgabenplanung
syneris überwacht Vertragslaufzeiten, Termine, Fristen sowie (wiederkehrende) Aufgaben, Maßnahmen und Prüfungen. Der automatische Erinnerungsdienst informiert, wenn Handlungsbedarf besteht.
Da der vollständige Lebenszyklus eines Vertrags abgebildet wird, erhöht sich die Auskunftsfähigkeit und rechtliche Nachweispflichten werden erfüllt.
Alle einem Vertrag zugeordneten Informationen, wie Aufgaben, Maßnahmen, Protokolle, Berichte, … sind über entsprechende Tabs verfügbar.
Anwendungsbeispiel
Verträge sowie alle dazu gehörenden Dokumente werden in syneris erfasst. Informationen wie Vertragsart, Vertragspartner, Fristen und Termine werden hinterlegt, Strukturen, Rollen werden definiert. Eine Mehrfachverknüpfung ist per Mausklick möglich.
Geregeltes Berechtigungssystem
Die zugewiesenen Rollen steuern die Zugriffsrechte. So sind die Verträge nur für ausgewählte Personen sichtbar. Andere haben einen read-only Zugang, die Hauptverantwortlichen sind auch bearbeitungsberechtigt.
Überwachung von Fristen mit Erinnerungsfunktionalität
syneris überwacht Vertragslaufzeiten, Termine sowie (wiederkehrende) Aufgaben, Maßnahmen und Prüfungen. Die Verantwortlichen werden via Erinnerungsfunktion per E-Mail informiert. Alternativ geben Abfragen Auskunft über den aktuellen Stand der Dinge (z.B. Ampelsystem).
Die relevante zugehörige Dokumentation (E-Mails, Stellungnahmen, Zusatzvereinbarungen, Protokolle, Berichte, …) ist direkt am Vertrag einzusehen. Weitere rechtliche Zusammenhänge können festgehalten werden. Sollte eine Freigabe mittels Mehr-Augen-Prüfprinzips nötig sein, werden die Prüfer und Freigeber darüber automatisch informiert. Die Freigabe oder auch die Ablehnung (inkl. Begründung) erfolgt direkt im System. Auf Wunsch vermerkt eine automatisierte PDF-Stempelung u.a. den aktuellen Status des zu prüfenden Dokuments.
Elektronische Signatur
Es stehen diverse Möglichkeiten von Signaturen zu Verfügung: einfache elektronische Signatur, fortgeschritten elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.
Versionsmanagement
Mit dem Versionsmanagement können neue Versionen inkl. Anmerkungen über Änderungen erstellt werden, sowie vorherige Versionen mittels read-only Zugriff sichten (Historienfunktion).
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